Datenschutzkonzept

Ziel des Datenschutzkonzept

Das Ziel des Datenschutzkonzepts besteht darin, alle datenschutzrechtlichen Aspekte im Unternehmen in einer übersichtlichen Dokumentation zu erfassen. Diese Dokumentation kann auch als Grundlage für Datenschutzprüfungen dienen, beispielsweise wenn Auftraggeber im Rahmen der Auftragsbearbeitung eine Überprüfung durchführen. Dadurch soll nachgewiesen werden, dass die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) eingehalten werden.

Kontext und Funktion der ROKJA

Die ROKJA (Regionale offene Kinder- und Jugendarbeit Sensetal) ist ein professionelles Angebot der Kinder- und Jugendförderung der Gemeinden Neuenegg, Laupen, Mühleberg, Frauenkappelen, Kriechenwil, Gurbrü, Ferenbalm und Wileroltigen. Wir unterstützen Kinder und Jugendliche im Alter zwischen 6 und 20 Jahren beim Aufwachsen und setzen uns dafür ein, dass sie in die Gemeinschaft integriert sind, sich wohlfühlen und an den Prozessen unserer Gesellschaft mitwirken. Die ROKJA Sensetal ist der Gemeinde Neuenegg angeschlossen.

Einführung

In der Schweiz regelt das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) den Umgang mit personenbezogenen Daten. Wenn es um die Kinder- und Jugendarbeit ROKJA geht, ist es wichtig, die Datenschutzbestimmungen zu beachten, um die Privatsphäre der betroffenen Personen (Kinder, Jugendliche und Eltern) zu schützen. Zur Ausführung unseres Auftrages ist es unvermeidlich, mit Kindern, Jugendlichen oder Eltern in digitalem Austausch zu treten, und dies generiert ab dem ersten Kontakt Daten, die es sorgfältig zu bewirtschaften gilt.

Hier sind zentrale Schritte, welche die ROKJA bei der Umsetzung des Datenschutzes in der Kinder- und Jugendarbeit ROKJA umgesetzt werden:

  1. Informationspflichten beachten: Wir informieren die Eltern oder Erziehungsberechtigten darüber, welche personenbezogenen Daten von ihren Kindern erfasst und wie diese verwendet werden, dies passiert unter anderem mit diesen Datenschutzkonzept. Dies kann durch die Bereitstellung von zusätzlichen Datenschutzhinweisen bspw. AGB Feriennet oder Einwilligungsformularen bspw. für ein Foto in einer Zeitung geschehen.
  2. Einwilligung einholen: Für die Verarbeitung von sensiblen personenbezogener Daten von Kindern- und Jugendlichen holen wir die Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten ein. Diese Einwilligung sollte freiwillig, informiert und eindeutig sein.
  3. Datensparsamkeit: Wir erfassen nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für den spezifischen Zweck der Kinder- und Jugendarbeit notwendig sind. Wir vermeiden die Erhebung überflüssiger Informationen.
  4. Sicherheitsmassnahmen ergreifen: Wir schützen Sie die gesammelten Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl. Dies umfasst die Sicherung elektronischer Daten und Geräte und die physische Sicherheit von Papierdokumenten.
  5. Rechte der betroffenen Personen: Wir informieren die betroffenen Kinder- und Jugendliche, insbesondere die Eltern oder Erziehungsberechtigten, über ihre Rechte gemäss dem Datenschutzgesetz. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten.
  6. Datenschutzbeauftragter: Die Geschäftsleitung der ROKJA Sensetal agiert für die ROKJA Sensetal als Datenschutzbeauftragte Person und gibt Kinder, Jugendlichen, Eltern oder Behörden Auskunft über die Datenerhebung, Datenverwendung, Datenbearbeitung sowie die Datensicherung. Kontakt: ROKJA Sensetal, Laupenstrasse 31, 3176 Neuenegg, 079 769 31 28, info@rokja-sensetal.ch
  7. Datenschutzkonzept: Dieses Datenschutzkonzept, legt die Grundsätze und Massnahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Kinder- und Jugendarbeit ROKJA festlegt.
  8. Datenschutzerklärung: Es ist wichtig zu beachten, dass dies nur interne allgemeine Richtlinien sind und Sie sich immer mit den spezifischen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes in der Schweiz vertraut machen sollten. Für die Website www.rokja-sensetal.ch ist in der Fussnote eine für die Website vollumfängliche Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wurde mittels PrivacyBee generiert.

Zwecks der Datenerhebung

Anmeldungen: Bei einigen Angeboten sind aus Gründen der Planbarkeit oder aufgrund einer begrenzten Anzahl von Plätzen Anmeldungen erforderlich. Bei diesen Anmeldungen erfassen wir nur die notwendigsten Informationen, wie zum Beispiel Name, Vorname, Klasse und Notfallnummer der Eltern. Diese Anmeldetalons werden dann in einer Excel-Tabelle zusammengetragen und nach dem Projekt oder der Veranstaltung gelöscht.

Kommunikation: Kinder und Jugendliche nutzen vermehrt soziale Medien wie WhatsApp und Instagram. Daher stehen wir über diese Kanäle mit der Zielgruppe in Verbindung. Auch mit den Eltern kommunizieren wir über WhatsApp. Sobald Kinder, Jugendliche oder Eltern mit uns in Kontakt treten, werden diese Nummern auf dem Geschäftstelefon als Kontakte abgespeichert. Abgespeichert werden der Name, Nachname, der Name des Kindes/des Jugendlichen und die Mobilnummer. Wenn ein Kontakt umzieht oder aus der Zielgruppe der ROKJA herauswächst, wird der Kontakt gelöscht und die Daten entfernt.

Wie wir Daten schützen

Sämtliche Geräte wie beispielsweise Notebooks und geschäftliche Smartphones sind durch sichere Passwörter vor unbefugtem Zugang geschützt. Die elektronischen Daten der ROKJA Sensetal werden auf Microsoft OneDrive gespeichert und sind ausschließlich durch Lizenzen für Mitarbeitende zugänglich.

Welche Daten werden erhoben und wo sind diese abgespeichert

Daten regelmässig löschen

Die Mitarbeitenden der ROKJA Sensetal sind verpflichtet, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu hinterfragen, welche Daten nicht mehr zwingend benötigt werden und dementsprechend gelöscht werden können. Dies betrifft sowohl Daten auf geschäftlichen Telefonen als auch auf Notebooks oder in der OneDrive Cloud.

Weiterführende Informationen

Gesetze

Bundesgesetz über den Datenschutz: DSG vom 25. September 2020 (SR 235.1)

Verordnung über den Datenschutz: DSV vom 31. August 2022 (SR 235.11)

Quelle: www.fedlex.admin.ch

Grundlegende Informationsquelle

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB): Das neue Daten-schutzgesetz aus Sicht des EDÖB

Dachverband offene Kinder- und Jugendarbeit (DOJ): Merkblatt für Kollektivmitglieder, Neues Datenschutzgesetz seit 1.9.2023